Outlook 效能調整 封存與壓縮

MIS 最常遇到的問題無非是使用者的 Office、Mail、網路連線，印表機、傳真不能使用的事情。

在複雜點就會遇到手機收發信件、通訊軟體不能連線或是備分的問題，

讓你比較會有成就感的應該是Server控管，自動化處理、WSUS or KMS 或是KVM虛擬化技術的方面。
(但一般使用者不懂XD)
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但是Office不能處理時就會造成使用者給你差評XDD

今天來說個office outlook效能處理的問題

不管是從 97-2016(97真的很遙遠...)

都有個功能叫做"封存"，會建議依照使用量以年或季為單位分割封存，

當封存完後你會發現主體的信箱的實體檔案：

.UNICODE 個人資料夾 (.pst) 

與

離線資料夾 (.ost)

 大小並沒有任何改變；

此時再點選壓縮(compression) ，

壓縮的原理並不是壓縮，Outlook在你刪除郵件後檔案空間依然會保留在OST裡面，

因此隨著使用者收發信件的時間增長，你的OST會越來越肥大，就和資料庫重組一樣

因此要用，增進搜索的效率。

詳細操作方法如下(Microsoft)：

如何壓縮 Outlook 中的 PST 和 OST 檔案，以清理刪除的郵件空間

https://support.microsoft.com/zh-tw/help/289987/how-to-compact-pst-and-ost-files-to-eliminate-deleted-item-space-in-ou
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壓縮時間，且會影響電腦效能，要依使用者的電腦效能來決定，
如果是SSD，OST檔案3G-4G都"勉強"可以接受。

但如果看到超過以上的數據，推薦以下這一招

封存後砍掉OST檔，打開Outlook重新下載OST檔同步，這樣會迅速很多

當然也要看過User在Mail Server的使用量來幫助你判斷。

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PS.記得將Outlook處於離線作業之中執行，避免被同步作業干擾

Outlook的信箱檔依照office版本不一會放在不同位置

個人建議是另放在資料槽(如D槽)，便於備分與管理。
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最後，建立"索引"，索引的效率取決於OS版本，從Win XP< Win Vista<Win7<Win8<Win10

取決於OS設計架構不同，而如果OST單一檔案過大，事實上索引的效率也會相對降低，

所以最好的方法還是先封存將OST或是PST檔案瘦身。

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溫馨小提醒：MIS的話，Exchange的資料庫也是要瘦身的...
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附註：ost &pst檔案大小上限

Office 2000 2 GB
Office 2003 20 GB
Office 2007 20 GB
Office 2010 50 GB
Office 2013 50 GB
Office 2016 50 GB
Office 2019 50 GB
Office 2021 50 GB
Office 365 50 GB